Ako u sustavu tražite gdje se „pravi ponuda", pa onda gdje se „pravi projekt", pa gdje „račun" — tražite tri stvari kojih nema. Postoji jedan zapis: projekt. On kroz vrijeme mijenja status, a iz njega nastaju računi i dokumenti dostave.
To je najčešća točka na kojoj novi korisnici zapnu, i vrijedi je razumjeti prije svega ostalog.
Projekt je mjesto na kojem živi cijeli jedan posao. Vrijedi pravilo:
Jedan projekt pripada točno jednom klijentu.
Uz klijenta, projekt nosi sve što je za taj posao potrebno:
Kartica projekta. U zaglavlju broj projekta, naziv i klijent. Ispod su osnovni podaci sa Statusom, pa blok s kontakt osobom i dostavom. Traka „Iznosi i plaćanja" pokazuje iznos, plaćeno i za platiti, s linkovima Novi račun i Završni obračun.
| Status | Što znači | Što se tada radi |
|---|---|---|
| Ponuda u tijeku | Poslana je ponuda, čeka se odgovor klijenta | dorada stavki, cijena i rokova |
| Ponuda odbijena | Klijent nije prihvatio ponudu | zapis ostaje za povijest i kasniju analizu |
| Projekti u tijeku | Ponuda je prihvaćena, posao se izvodi | nabava, proizvodnja, radni nalozi, računi |
| Isporučeno | Roba ili usluga je isporučena klijentu | preostaje naplata i završni obračun |
| Završno kalkuliran | Svi troškovi su uneseni i nabavne cijene točne | projekt je zaključen i mjerljiv |
| Projekt prekinut | Posao je stao i neće se dovršiti | zapis ostaje, ne ulazi u realizaciju |
| Grupa projekata u izradi | Više povezanih projekata vodi se zajedno | rad na pojedinim podprojektima |
| Grupa projekata završena | Cijela grupa je dovršena | — |
| Knjižna transakcija | Zapis knjigovodstvene naravi, nije prodajni posao | — |
Status se mijenja u polju Status na kartici projekta. Nije automatski — mijenja ga osoba koja vodi posao, kada se posao stvarno pomakne.
Ponuda u tijeku
│
├─ klijent odbio ──────────────► Ponuda odbijena
│
└─ klijent prihvatio ──────────► Projekti u tijeku
│
│ iz projekta nastaju
│ račun i dokument dostave
▼
Isporučeno
│
│ uneseni svi troškovi
▼
Završno kalkuliran
Posao može stati u bilo kojem trenutku — tada ide u Projekt prekinut.
Ovo je status koji se najčešće postavlja prerano, pa brojke poslije ne odgovaraju.
Projekt je završno kalkuliran tek kada vrijedi sve od navedenog:
Tek tada iznos zarade na projektu odgovara stvarnosti. Dok to nije napravljeno, projekt izgleda profitabilnije nego što jest, jer dio troška još nije ušao.
| Pojam | Što jest | Što nije |
|---|---|---|
| Projekt | cijeli posao za jednog klijenta | nije samo ponuda i nije samo račun |
| Stavka | jedan redak posla — proizvod ili usluga | nije isto što i radni nalog |
| Radni nalog | posao koji se izvodi nad stavkom | ne postoji sam za sebe, veže se na stavku |
| Klijent | tvrtka za koju se posao radi | nije nužno i primatelj robe — adresa dostave može biti druga |
| Adresa za dostavu | gdje roba fizički ide | nije nužno sjedište klijenta |
| Status plaćanja | je li račun plaćen | nije isto što i status projekta |
| Podprojekt | dio većeg posla pod istim klijentom | nije zaseban posao |
Obratite pažnju na zadnja dva retka u prvom stupcu: projekt ima svoj status, a plaćanje svoj. Projekt može biti „Isporučeno", a plaćanje „Neplaćeno" — to su dvije neovisne stvari.
Otvoren je novi projekt umjesto promjene statusa. Kad klijent prihvati ponudu, ne otvara se novi zapis — istom projektu se status prebaci u Projekti u tijeku. Otvaranjem novog zapisa gubi se povijest i isti posao broji se dvaput u statistici.
Projekt je stavljen u „Završno kalkuliran" čim je roba otišla. Prvo Isporučeno, pa tek nakon što uđu svi troškovi Završno kalkuliran.
Odbijena ponuda se briše. Ne treba je brisati — status Ponuda odbijena postoji upravo zato. Iz tih se podataka poslije vidi koliko se ponuda gubi i zašto.
Traži se „gdje da upišem drugu adresu isporuke". Na kartici projekta, u bloku s kontakt osobom: Adresa za dostavu. Tu je i opcija Kupac preuzima robu.