Završni obračun projekta — provjera prije računa

Zašto se račun ne otvara odmah

Kad na projektu kliknete Novi račun, sustav vas prvo odvede na ekran Završni obračun projekta (Provjera). To nije smetnja nego namjerna kontrola: prije nego što nešto ode klijentu, pokazuje vam se što se stvarno nalazi na projektu i koliko na njemu zarađujete.

Gore je zaglavlje s brojem projekta i klijentom te dva gumba. Ispod je tablica stavki s prodajnom i nabavnom vrijednošću i maržom, a još niže kalkulacija s razradom po radnim nalozima.

Dva gumba — i razlika među njima

Gumb	Što radi	Kada se koristi
Potvrdi sve (Odabrani projekt)	potvrđuje sve stavke i projekt prelazi u status Uspješno završeno	posao je gotov i sve je obračunato
Nastavite bez potvrde	ide dalje na račun bez potvrđivanja stavki	račun za predujam i slični međuračuni

Ako izdajete predujam ili međuračun, a posao još traje, ide Nastavite bez potvrde — projekt tada ostaje otvoren.

Što piše u tablici stavki

Stupac	Značenje
End conf.	je li stavka završno potvrđena; crveni znak znači da nije
Quantity	količina na stavci
Reserved	koliko je robe rezervirano na skladištu
Price / Discount	jedinična cijena i popust
Netto SP	neto prodajna vrijednost — ono što plaća klijent
Netto PP	neto nabavna vrijednost — ono što je vas koštalo
Margin %	razlika između te dvije vrijednosti, u postotku
VAT / Brutto	porez i ukupan iznos
Type	vrsta stavke, npr. proizvodnja
Ticket	radni nalog vezan uz stavku

Zašto marža zna pisati 98 %

Na slici projekt vrijedan 14.300,00 € ima troškove od 231,00 € i maržu 98,38 %. Takva marža ne postoji — znači samo da troškovi još nisu ušli u projekt.

Najčešći razlozi:

1. Roba je rezervirana, ali nije izdana. Dok je roba samo rezervirana, njezina nabavna vrijednost ne ulazi u obračun. Na ekranu za to postoji napomena i link Promjeni u izdatnicu.
2. Radni nalozi nisu dovršeni, pa trošak rada i utrošenog materijala nije obračunat.
3. Ulazni računi dobavljača još nisu uneseni, pa nabavne cijene nisu stvarne.

Zato pokraj kalkulacije stoji oznaka Nepotvrđen dok obračun nije zaključen.

Redoslijed koji daje točnu brojku

1. Izdajte robu sa skladišta — rezervacije pretvorite u izdavanje (Promjeni u izdatnicu). Popis možete ispisati kroz Popis robe za izdavanje.
2. Zatvorite radne naloge — utrošeni sati i materijal moraju biti upisani. U kalkulaciji se vide po nalogu: izlaz robe, pa troškovi rada s minutama i cijenom po satu.
3. Unesite ulazne račune dobavljača za taj posao.
4. Ponovno izračunajte vrijednost izlaznog materijala — link na istom ekranu, osvježi nabavne vrijednosti.
5. Tek sada pogledajte maržu. Ako je i dalje neuvjerljiva, nešto od gornjeg nedostaje.
6. Potvrdi sve — projekt prelazi u Uspješno završeno.
7. Kad je obračun potvrđen, projekt može ići u Završno kalkuliran.

Obračunski mjesec

U kalkulaciji stoji i obračunski mjesec. Dok piše Nezavršeno, projekt nije zaključen ni za jedno razdoblje — a to znači da neće ispravno ući u mjesečne izvještaje.

Česte greške

Račun je izdan, pa se marža poslije „popravlja". Račun se može izdati i prije nego što svi troškovi uđu, ali tada podaci u statistici neko vrijeme nisu točni. Ako je moguće, prvo zatvorite troškove.

„Potvrdi sve" se klikne odmah, da se maknu upozorenja. Potvrđivanjem projekt prelazi u završeno stanje s krivim brojkama, i to se poslije teško primijeti — jer upozorenja više nema.

Roba je otišla klijentu, a u sustavu je i dalje samo rezervirana. To je najčešći uzrok nerealne marže. Rezervacija zauzima robu, izdavanje je skida sa stanja i tek ono ulazi u trošak. Vidi Skladište i narudžbe.

Povezano

• Projekt — status koji se mijenja — što znače statusi i kada koji
• Knjigovodstvo — gdje se dalje prati naplata