Inventurno razdoblje je vremenski raspon u kojem se radi količinski i financijski obračun skladišta. Postavlja se unutar godišnjeg obračunskog razdoblja tvrtke.
Sastoji se od tri dijela:
Inventura se radi na Skladište → Inventura.
Ekran inventure. Gore su provjere koje treba napraviti prije početka, ispod upute i izvještaji, a još niže tri koraka.
Ovo je dio koji se najčešće preskoči, a upravo on odlučuje hoće li rezultat biti upotrebljiv. Uz svaku provjeru na ekranu stoji poveznica Provjerite ovdje.
| # | Provjera | Zašto |
|---|---|---|
| a | Je li odabran pravi datum inventure | pogrešan datum znači da se uspoređujete s krivim stanjem |
| b | Imaju li sve transakcije ispravno odabranu svrhu | krivo označena transakcija ulazi u pogrešnu kategoriju |
| c | Jesu li sve rezervacije pretvorene u izdatnice ili uklonjene | rezervirana roba fizički je na skladištu, ali nije izdana — stanje se neće slagati s brojanjem |
| d | Imaju li sve primke upisanu ulaznu cijenu | bez cijene se ne može izračunati vrijednost zaliha |
| e | Jesu li unesene prosječne cijene u izlazne transakcije | inače je financijski dio inventure nepotpun |
Provjera c je najvažnija. Sve dok robu držite rezerviranom umjesto izdanom, knjigovodstveno stanje i stvarno stanje neće se poklopiti. Više o toj razlici u Zaliha, rezervacija i izdavanje robe.
Gumb Priprema tablice za inventuru kopira trenutno stanje skladišta u novu tablicu. To je snimka stanja prije brojanja, s kojom će se izbrojane količine uspoređivati.
Dvije mogućnosti uz taj korak:
Odaberite skladište i upišite stvarno izbrojane količine. Popis se može ispisati za brojanje na papiru.
Uz to su dvije pomoćne radnje — obje korisne, obje opasne ako se pogrešno upotrijebe:
| Radnja | Kada se koristi | Na što paziti |
|---|---|---|
| Kopiraj količinu sa odabranog skladišta u stvarne (izbrojane) količine | kad je odstupanja malo, pa se ispravlja samo nekoliko redaka | ovime niste prebrojali — samo ste potvrdili ono što sustav već misli |
| Postaviti stvarne (izbrojane) količine za odabrano skladište na nulu | za skladište koje je stvarno prazno, ili za novi početak unosa | briše sve dosad upisane izbrojane količine za to skladište |
Gumb Prenesite nove (izbrojane) količine i cijene u novo početno stanje skladišta preuzima izbrojano stanje i njime otvara novo početno stanje, s novim datumom inventure.
Od tog trenutka skladište kreće od prebrojanih količina.
Razlike se moraju otpisati. Viškove i manjkove utvrđene inventurom treba proknjižiti sukladno zakonskim propisima. Prijenos u novo početno stanje sam po sebi nije otpis.
Na istom ekranu, za odabrani datum:
Zaseban tab Periodična Inventura vodi inventurna izvješća — snimke unutar razdoblja, svaka sa svojim datumom i brojem. Koristi se kad se popisuje češće od jednom godišnje, ili samo pojedino skladište. Novo izvješće dodaje se gumbom Dodaj.
Brojanje počne prije nego se riješe rezervacije. Rezultat pokazuje manjak koji ne postoji — roba je tu, samo je zauzeta za projekte.
Preskočen 3. korak. Količine su upisane, ali skladište i dalje radi po starom stanju. Inventura nije zaključena dok se ne prenese u novo početno stanje.
Upotrijebljeno „Kopiraj količinu" umjesto brojanja. Inventura tada samo prepisuje ono što je sustav već imao i nema nikakvu vrijednost.
Razlike nisu otpisane. Stanje je usklađeno u sustavu, ali knjigovodstveno nije zatvoreno.
